Si organizar eventos de empresa puede resultar una tarea complicada, tratar de que este sea exitoso sería sin duda la guinda al pastel. Un evento de empresa es un acto con el que se busca obtener una serie de beneficios para la compañía. De su buena planificación y resultado pueden depender muchas de las acciones futuras que se lleven a cabo en el negocio.
Organizar un evento exitoso para tu empresa puede englobar desde una típica cena de empresa a una conferencia, pasando por un congreso, un simposio, una feria o cualquier otra actividad relacionada con el sector en el que te encuentres. Organizar y planificar eventos de empresa requiere tener en cuenta una serie de pasos a seguir y elementos indispensables que no pueden faltar.
Propósito del evento
Hay que dejar claro, en primer lugar, cuál es el propósito y el objetivo que se pretende conseguir con el evento de empresa. Si se trata de un evento interno, lo más probable que se desee es reforzar las relaciones entre los empleados de la compañía para así poder disfrutar de una mayor eficiencia laboral.
En cambio, si se trata de un evento externo y comercial, el propósito puede ser mejorar la imagen de marca, mostrar una identidad propia frente a la competencia, tener un detalle de agradecimiento con los clientes y proveedores o presentar algún producto y servicio para darlo a conocer.
Hacer una lista de tareas
Tener éxito a la hora de organizar eventos de empresa no es algo que se consiga al azar. Debes planificar muy bien las tareas a realizar y hacer una lista de las mismas para dejarlo todo bien atado. Hay gestiones que resultan fundamentales, como por ejemplo el alquiler del espacio del evento u obtener un buen menú a un precio competitivo para todos los participantes.
Además, sería indispensable ofrecer servicios de Wi-Fi e internet, organizar todo lo relativo al sonido y la iluminación del lugar del evento, tener en cuenta el aforo y la capacidad para enviar las invitaciones, planificar las actividades que se llevarán a cabo en el evento, elegir los ponentes que tomarán parte en él, etc.
Establecer el presupuesto
Ajustar bien el presupuesto de un evento te dará una visión más realista de la cuantía de los gastos a la que puedes tener acceso. El presupuesto de un evento de empresa debe ser siempre flexible. La idea es disponer de un margen para poder hacer frente a los imprevistos que puedan surgir.
Para ello, tendrás que determinar los gastos comunes (comida, bebida, equipamiento, gastos de viajes, ponentes, alquiler de espacios, etc.) y los costes fijos y variables (material de acreditación, credenciales, folletos, regalos de empresa, gastos en los pagos para el servicio de catering, seguridad y limpieza, etc.). Dentro del presupuesto, habrá que tener en cuenta la posibilidad de que si el evento se alarga poder pernoctar en el mismo recinto o cerca de él.
Revisar el día del evento
El día del evento debe estar todo perfectamente organizado y planificado para que cualquier imprevisto se pueda solucionar. Este día lo único que tienes que hacer es comprobar que todo se va cumpliendo según lo establecido, asegurarte de que los clientes estén cómodos y bien atendidos y satisfacer las necesidades de los clientes VIP.
En este sentido, lo más recomendable será siempre delegar tareas para que no tenga que encargarse de todo el organizador. Si ese día tienes que estar de un lado para otro corrigiendo y solucionando detalles, será síntoma de una mala planificación y organización, algo que comprobarán tus clientes y el evento probablemente no será nada exitoso.
Ofrecer un regalo
Un evento de empresa es un acto fundamental en cualquier estrategia de marketing y publicidad. Un regalo promocional es una vía de comunicación ideal entre la empresa y sus clientes. Un regalo de este tipo no solo sirve a modo de recuerdo del evento, sino también es una de las mejores fórmulas para dar publicidad gratuita a tu marca.
Los obsequios que se ofrecen en un evento de esta magnitud harán que el recuerdo tanto de la marca como del evento perduren en el tiempo. La finalidad de estos regalos suele estar relacionada con el hecho de agradecer o fidelizar clientes, dar visibilidad a la empresa, estimular las ventas y dar una imagen mucho más profesional y elegante de cara a los clientes y hacia el exterior.
En definitiva, organizar un evento exitoso para tu empresa puede ser una tarea ardua y que requiere de mucho tiempo. Sin embargo, haciendo una lista de tareas, estudiando y ajustando bien el presupuesto y teniendo claro cuál es el propósito del evento y el público al que irá dirigido es muy probable que dicha tarea se vuelva un poco más sencilla. Y si como colofón tenemos un detalle en forma de regalo promocional, mejor que mejor.